山手父母の会 個人情報取扱規則

(目的)
第１条　山手父母の会 以下、「本会」という が保有する個人情報の適正な取り扱いと活動の円滑 な運営を図るため、個人の権利・利益を保護することを目的に、委員会幹事名簿・会員名簿 ・行事などの記録や写真及びその他の個人情報データベース（以下、「個人情報データベース」と いう）の取扱いについて定めるものとする。

(責務)
第２条　本会は個人情報保護に関する法令を遵守すると共に、委員会活動において個人情報の保護に努めるものとする

(管理者)
第３条　本会における個人情報データベースの管理者は、会長とする。

(取扱者)
第４条　本会における個人情報データベース取扱者は、代表役員会役員とする。

(秘密保持義務)
第５条　個人情報データベースの管理者・取扱者は、職務上知りうることができた個人情報をみだりに 他人に知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。その職を退いた後も同様とする。

(収集方法)
第６条　本会は、個人情報については山手学院及び会員より提供を受けたものを利用する。

(周知)
第７条　個人情報取り扱いの方法は、ホームページで会員に周知する。

(利用)
第８条　取得した個人情報は、次の目的に沿った利用を行うものとする。
(１) 文書の送付
(２) 委員会の名簿の作成
(３) クラス幹事・代表役員選出
(４) 学校通信への掲載

(利用目的による制限)
第９条　本会はあらかじめ山手学院の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に 必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。

(管理)
第１０条　個人情報の管理は管理者又は取扱者がするものとし、適正に管理する。また、不要と なった個人情報は管理者立ち合いのもとで、適正かつ速やかに廃棄するものとする。

(保管及び持ち出し等)
第１１条　個人情報データベース、個人データを取り扱う電子機器等については、ウィルス対策ソフト を入れるなど適切な状態で保管することとする。また、持ち出す場合は、電子メールでの送付 も含め、ファイルにパスワードをかけるなど適切に行うこととする。

(第三者提供の制限)
第１２条　個人情報は次にあげる場合を除き、あらかじめ山手学院の同意を得ないで第三者に提供してはならない。
(１) 法令に基づく場合
(２) 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合
(３) 公衆衛生の向上または児童の健全育成の推進に必要がある場合
(４) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合

(情報の開示)
第１３条　本会は、山手学院から個人情報の開示、利用停止、追加、削除を求められたときは、これに応じる。

(漏えい時等の対応)
第１４条　個人情報データベースを漏えい等 紛失含む したおそれがあることを把握した場合は、直ちに管理者に報告する。

(苦情の処理)
第１５条　本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

(改正)
第１６条　法令の改正または実務上の不備が発生した場合は、役員会において審議し承認をもって改定することができる。
なお、本規則を改定した場合は、第７条に定める周知方法をもって会員へ周知するものとする。

本規則は、令和６年５月１２日より施行する。